Constantemente, recebemos questionamentos sobre os primeiros passos de um processo de Descrição de Cargos: “por onde começar?”
Pensando em concentrar as melhores práticas, em um único lugar, separamos cinco dicas importantíssimas, que vão te guiar diante do desafio. Veja:
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Conheça seus objetivos
Isso pode parecer simples e até redundante, mas o número de empresas que iniciam processos de Descrição de Cargos sem avaliar cuidadosamente seus principais objetivos de médio e longo prazo, é alarmante. Dessa forma, em pouco tempo os documentos se tornam obsoletos ou insuficientes para atender demandas que poderiam ter sido antevistas, mas não foram mapeadas no momento mais oportuno.
O que pretendemos ressaltar por meio desse tópico, é que desde o momento de definir o modelo de documento que será utilizado, é importante ter uma ideia relativamente clara de quais as finalidades propostas para aquele documento.
Por exemplo, se você sabe que sua empresa tem o objetivo de estabelecer um processo de gestão de performance/desempenho, pode ser conveniente já estabelecer alguns indicadores que poderão ser levantados pela Descrição dos Cargos, e posteriormente “herdados” pelo processo de gestão de performance.
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Entenda (e respeite) o atual estágio da empresa e dos gestores
Por vezes, nos deparamos com empresas que, na tentativa de se posicionar como uma organização com práticas modernas ou até disruptivas, adotam modelos e estruturas complexas de Descrição de Cargos, contemplando muitos campos, sistemas complexos para mensuração de parâmetros, longas listas de competências, entre outras engenhosidades.
Porém, em alguns desses casos, isso só resulta em mais trabalho, e não gera grandes impactos positivos para as práticas de gestão de pessoas e resultados.
Antes de adotar um modelo de alta complexidade, é importante avaliar se a organização, e os públicos internos, estão prontos para lidar com esse tipo de questão – aqui, não estamos defendendo que você deva minimizar a capacidade de seus gestores, mas sim avaliar se as informações que estão sendo levantadas efetivamente agregarão valor, ou se tornarão apenas mais um foco de dúvidas e retrabalhos.
Esse tópico deve ser sempre considerado em conjunto com o primeiro.
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Organize e entenda a estrutura que será descrita
Iniciar a Descrição de Cargos sem ter uma noção de quantos, e quais, são os cargos que serão descritos, é como encher o tanque do carro e sair andando a esmo – você chegará em algum lugar, mas não sabe onde.
Com isso, podem surgir inúmeros percalços e surpresas ao longo do caminho, que tendem a tornar o processo mais longo e moroso do que era esperado, além de demandar ajustes e retrabalhos.
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Nomeie responsáveis e defina prazos
Isso não significa delegar dezenas de descrições de cargos para um único gestor e esperar o retorno dentro de alguns dias.
É importante investigar e entender quem mais precisará ser envolvido no trabalho, pois nem sempre o gerente ou diretor da área conhece o suficiente de todas as posições, para poder descrevê-las adequadamente.
A delegação de responsabilidades precisa ser feita de forma ordenada, estabelecendo-se um fluxo de revisões e aprovações dos documentos, por meio do qual você possa acompanhar o trabalho e intervir quando necessário.
Delegar o trabalho, sem determinar o destino certo dos documentos e estabelecer prazos razoáveis e factíveis, trará pouco retorno além de frustrações e retrabalhos.
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Trate as descrições como documentos em constante evolução e atualização
Em tempos de constantes mudanças no mundo corporativo, não é razoável se esperar que as Descrições de Cargos permanecerão estáticas por períodos muito superiores a um ano – e esse ciclo tende a encurtar-se cada vez mais.
Portanto, é importante acompanhar constantemente as mudanças nas áreas e processos, atualizando as descrições na medida do necessário, em prazos relativamente curtos, isso evitará a necessidade de se realizar grandes e dispendiosos trabalhos de revisão de todas as descrições dos cargos, quando essas já não refletirem mais a realidade do negócio.
DICA BÔNUS: Se estiver com um Plano de Cargos e Salários em vista, nunca comece pelas Descrições.
É comum que, antes de iniciar um projeto de Cargos e Salários, as empresas pensem que precisam já iniciar o trabalho de Descrição de Cargos, como uma primeira etapa.
A pergunta que esclarece bem o porquê de essa não ser uma boa ideia é: como descrever os cargos de uma empresa, sem antes entender se as nomenclaturas e as práticas utilizadas estão coerentes com as práticas mais habituais mercado?
Descrever os cargos sem antes alinhar a estrutura da empresa, quase sempre, resulta em retrabalho imediato: ao notar que a estrutura atual não está totalmente alinhada às necessidades do negócio, os ajustes necessários são realizados e, ato contínuo, as descrições recém-concluídas precisam passar por revisões. É quase como começar a levantar as paredes de uma casa antes mesmo de fazer o projeto.
É por isso que começamos sempre pela Arquitetura de Cargos (Trilha de Carreira), e a referência de mercado é considerada nesse momento. As descrições são o coproduto de uma estratégia que já foi criada antes.
Thomas Smirnof
Consultor de Desenvolvimento Organizacional
