Se tem um tema que sempre suscita dúvidas – principalmente pelas contradições que encontramos nas práticas do mercado –, são as descrições de cargos. Muitas vezes vistas como mera formalidade, raramente recebem a atenção que merece.
Só que essa percepção pode custar caro.
Descrições de cargos desatualizadas ou mal elaboradas são como plantas malfeitas de um edifício: causam problemas estruturais que vão desde a contratação inadequada até conflitos legais. E em uma era em que a gestão eficiente de pessoas é uma vantagem competitiva, ter descrições de cargos claras e alinhadas com os objetivos da empresa é fundamental.
Mas, como garantir que suas descrições de cargos estejam sempre atualizadas e, mais importante, sejam realmente úteis para a organização? É isso o que vamos explorar neste artigo. Daniela Brancaglion, Coordenadora de Estratégia em Remuneração da Carreira Muller, nos ajuda a esclarecer as principais dúvidas que ainda cercam o profissional de RH quanto à execução e utilidade do processo de descrições. Vamos lá?
Por que fazer descrições de cargos?
Daniela explica que a descrição de cargos de fato NÃO é um item obrigatório em algumas metodologias – como o SalaryMark® –, porém é um elemento necessário e importante para diversos subsistemas de RH. Entre eles:
- Trilha de carreira: ajuda a definir caminhos de crescimento e desenvolvimento profissional;
- Recrutamento & Seleção: fornece critérios precisos para identificar o candidato ideal;
- Avaliação de Desempenho: estabelece padrões para medir o desempenho dos colaboradores e o cumprimento de responsabilidades;
- Treinamento & Desenvolvimento: identifica necessidades de capacitação e aprimoramento;
- Sistema de Qualidade: garante a conformidade com normas e padrões internos;
- Medicina do Trabalho, PPP e e-Social: facilita a gestão da saúde ocupacional e o cumprimento de obrigações legais.
- Justiça do Trabalho: protege a empresa em disputas legais, ao assegurar que as funções e responsabilidades estão claramente documentadas.
Quando elaborar as descrições de cargos?
Um dos maiores equívocos no processo de descrição de cargos é defini-la cedo demais, antes mesmo de a estrutura de cargos da empresa estar bem delineada. O ideal é “construir a casa” primeiro – ou seja, estruturar os cargos, entendendo as necessidades e funções de cada um. Só depois seguir para a descrição.
“Eu digo que é uma evolução de metodologia, porque antigamente fazíamos a descrição primeiro. Mas acabávamos descobrindo, por exemplo, que havia outro cargo com atribuições semelhantes. Então, entendemos que a descrição vem depois. Isso evita retrabalhos e garante que as descrições reflitam com precisão as responsabilidades e expectativas de cada função”, diz Daniela.
Assim como em uma construção, onde o arquiteto planeja cada detalhe antes de as paredes começarem a subir, o RH deve, então, desenhar a estrutura dos cargos e, só depois, descrever cada um deles. Ao fazer isso, evita surpresas desagradáveis, como descobrir tarde demais que duas funções distintas possuem responsabilidades muito semelhantes ou que um cargo foi mal definido e precisa ser refeito.
Como definir quem vai atuar no processo?
Muitas vezes, as empresas caem na armadilha de pedir aos próprios ocupantes dos cargos que descrevam suas funções. Porém, isso pode levar a descrições focadas no que o colaborador faz atualmente — e não no que deveria fazer.
O ideal é que essa responsabilidade seja compartilhada entre o RH e os gestores diretos, que têm uma visão clara das expectativas e das reais necessidades de cada cargo.
Os gestores, junto com o apoio do RH, são os mais indicados para descrever os cargos. Eles sabem o que cada posição deve alcançar e podem alinhar as responsabilidades com os objetivos estratégicos da empresa. Dessa forma, as descrições de cargos refletem o presente e também direcionam o futuro.
Quais campos usar nas descrições?
Na hora de redigir as descrições, o que vale é a estratégia do “menos é mais”. Isso significa incluir informações relevantes e essenciais, mas evitar excessos que possam dificultar a compreensão — especialmente em empresas que precisam atualizar essas descrições com frequência ou que passam por auditorias rigorosas.
Por exemplo, ao descrever a necessidade de conhecimento em um sistema específico, evite mencionar a versão exata, pois qualquer atualização na ferramenta exigirá uma revisão na descrição do cargo.
O foco deve ser em criar descrições que sejam claras, mas que também deixem margem para a evolução das funções ao longo do tempo, sem a necessidade de revisões constantes. Isso facilita o trabalho do RH e evita complicações desnecessárias no futuro. #ficaadica!
Conheça o LOBBU para gerenciar suas descrições
Manter as descrições de cargos organizadas e atualizadas pode ser desafiador, mas a tecnologia pode ser grande aliada. A Carreira Muller desenvolveu o LOBBU, uma plataforma que simplifica a administração desses documentos: sem necessidade de utilizar planilhas no Excel ou depender de trocas de e-mails, o sistema faz a gestão eficiente desses documentos.
Ponto importante: todos têm acesso à versão mais recente, o que evita confusões com múltiplas versões salvas em diferentes lugares.
Com um workflow integrado, o processo de revisão e atualização se torna muito mais rápido e eficiente, permitindo que o RH foque em atividades estratégicas.
Quer conhecer o LOBBU? Entre em contato com nosso time comercial! E lá no 96º episódio do ConsultAqui, também falamos sobre o assunto: assista e deixe seu comentário!
