Entre as facilidades que o mundo moderno nos proporciona está a mobilidade, que permite a comunicação à distância. Ainda assim, mesmo com facilitadores como skype ou vídeo conferência, o contato pessoal pode ser determinante para a estratégia da empresa frente a seus parceiros ou clientes. Portanto, não é exagero dizer que a vida executiva muitas vezes exige a presença de colaboradores em uma rotina de viagens que pode ser bastante atribulada. Ainda mais em um país como o Brasil, tão grande em extensão. Isso sem contar os deslocamentos internacionais.
A Carreira Muller anualmente realiza o Estudo Despesas de Viagens que mapeia as práticas de mercado justamente com o intuito de servir como norte para essas organizações. Contando com a participação de 412 empresas de diversos setores econômicos, ele traz informações sobre os valores para reembolso de despesas com alimentação, hospedagem e passagens aéreas, com práticas válidas para o Brasil e para o exterior.
Alimentação
Tipos de tratativa para reembolso
O estudo identificou que as empresas praticam dois tipos diferentes de tratativas para reembolso das despesas de viagens, com uma subdivisão por nível hierárquico (presidente, vice, diretores, gerentes, demais níveis). 44% das empresas estão no primeiro grupo, representado pelas organizações que fazem a diferenciação de valores por tipo de refeição, como café da manhã, almoço e jantar. Dentro dessa divisão, há aqueles que concedem o valor igualmente para todos os níveis hierárquicos da empresa (58%) e os que o fazem com distinção entre os níveis (42%).
Os outros 56% concedem o pagamento por um valor de diária única. Essa tratativa é aplicada igualmente para todos os níveis hierárquicos da empresa por 61%, enquanto 39% fazem isso com distinção entre os níveis.
Valores
Comparando o ano de 2015 com 2014, para as empresas que diferenciam os valores por tipo de refeição houve um aumento em torno de 14% nos limites de reembolso quando não há diferenciação por nível hierárquico.
O aumento foi menor, cerca de 7%, nas empresas que pagam os valores diferentes também por nível hierárquico.
Nas organizações que têm como prática uma diária única, o aumento girou em torno de 17% entre aquelas que pagam o mesmo valor independente da posição dentro da empresa.
Aquelas que fazem distinção de reembolso por nível hierárquico apresentam também um aumento de apenas 8%.
Formas de pagamento
Entre os presidentes, vice-presidentes e diretores, a prática mais comum é pagarem as despesas com o cartão corporativo. Já para os níveis abaixo da gerência, o que prevalece é o reembolso posterior, mediante a apresentação do relatório de gastos.
Em se tratando das gorjetas e taxas de serviços, somente os valores expressos nos comprovantes fiscais, independente do nível hierárquico, predominam para o reembolso em 91% das instituições. As práticas de reembolso sem comprovantes gira em média 5% a 7% do valor diário.
Hospedagem
Categoria da acomodação
Quando o assunto são as práticas referentes à hospedagem em viagens, o estudo identificou que o tipo da acomodação varia conforme o nível hierárquico do hóspede. Quanto maior o cargo, mais a categoria luxo é utilizada. Dos Presidentes e VPs, 61% se hospedam em quartos de luxo. Entre os que ficam na categoria conforto estão Diretores (52%), Gerentes Srs (62%) e Gerentes (54%).
Se o cargo não é relacionado à gestão, a acomodação se encaixa em uma categoria econômica (88%).
Valores
No último ano houve um aumento de 11% nos valores das diárias tanto no Brasil como no exterior.
Formas de pagamento
Prevalece como forma mais usual de pagamento o faturamento direto para a empresa. Em segundo lugar aparece o cartão corporativo, que geralmente está vinculado aos níveis mais altos da empresa, seguido pelo relatório de despesas.
Não é apenas o valor da diária que é reembolsado. Outras despesas como estacionamento, frigobar, telefones, internet, lavanderia e passagem de roupas também estão associadas ao valor da hospedagem.
Passagem aérea
Categoria de passagens
Quando estamos tratando da passagem aérea, a classe econômica é predominante. Nos níveis que não contemplam cargos de gestão, 96% das passagens aéreas são da classe econômica e 4% da executiva. Para Presidentes e Vice-presidentes, 26% das passagens aéreas estão nessa categoria, 57% são para a classe executiva e a primeira classe apenas para 17%.
Forma de aquisição e pagamento
A forma de aquisição da passagem mais usual é por meio de agências de viagens, tanto em voos internacionais (88%) quanto nacionais (84%). As demais aquisições são feitas ou pela empresa ou pelo colaborador.
O traslado é providenciado pela organização para os níveis mais altos, sendo que para os demais é o próprio funcionário, que é reembolsado posteriormente.
A companhia aérea e o horário do voo são de responsabilidade da empresa tanto em viagens nacionais (67%) quanto nas internacionais (78%).
Em 82% das empresas que responderam ao estudo os pontos dos programas de milhagem ficam para o colaborador.
Quando o quesito é seguro viagem, necessário em destinos internacionais, as companhias concedem o benefício para a maioria dos colaboradores, independente da posição que ocupam na organização.
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