Apesar de toda a tecnologia de comunicação existente, muitas vezes o contato pessoal é necessário para fechar um negócio ou decidir algo importante para a empresa com parceiros e clientes. Por isso, os reembolsos de viagens fazem parte da política das organizações, que adotam metodologias diferentes para fazê-lo.
Com o objetivo de mapear as práticas adotadas pelo mercado, a Carreira Muller desenvolveu o estudo “Despesas de Viagem”, do qual participaram 423 organizações. A pesquisa contempla empresas do Brasil e do exterior, de diversos setores econômicos. Ele mapeia os valores e práticas para reembolso de despesas com alimentação, padrão de hotel e despesas com hospedagem, padrão de voo e translado aeroporto, entre outros.
Os dados mostram, por exemplo, que 91% das empresas reembolsam estacionamento, 58% despesas com lavanderia e apenas 7% bebidas alcoólicas. Em viagens, as milhas ficam para o colaborador, mas em 71% dos casos são as empresas que definem horários e companhias aéreas. A maioria das organizações limita os gastos com alimentação. A média com despesas em jantar é de R$ 37, almoço R$ 34 e café da manhã R$ 22. No exterior, os números são expressos, respectivamente, em: USD28, USD35 e USD39.
A maioria das empresas, 68%, não faz distinção de nível hierárquico quanto às despesas em viagem. Entre os presidentes e diretores a prática mais comum é pagarem as despesas com o cartão corporativo. Já para os níveis abaixo da gerência a prática mais adota é o reembolso posterior mediante a apresentação do relatório de gastos.
Vale lembrar que as leis trabalhistas definem diárias para viagens como valores pagos para cobrir as despesas dos colaboradores quando viajam para prestar serviços à empresa. No entanto, ela não prevê de que forma o pagamento deve ser feito, por adiantamento ou reembolso, por exemplo. Por isso, as empresas precisam de estudos que alinhem as práticas de mercado para poderem decidir como procederão.
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